Käesolev juhend kirjeldab Insly ja Finbite poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja seadistamist. Insly poolt tehtud integratsioon toetab müügiarvete saatmist läbi Finbite arvekeskuse keskkonna. 

Finbite arvekeskuse kohta saab detailsemat infot siit. 

Täpsem info ning kirjeldus e-arvete kohta on kättesaadav Eesti Pangaliidu kodulehel. 

E-arve saatmiseks läbi Insly on vajalik sõlmida leping Finbite-ga. Kui soovitakse e-arveid saata ka panka, siis Swedbanki puhul tuleb sõlmida pangaga eraldi leping, mille kohta saab täpsemalt lugeda siin. Teiste pankade puhul eraldi lepingut sõlmida vaja ei ole.
​

EAK - Eesti E-arvete Keskuse lahendus 

Klient - arve lõppadressaat 

E-arve - EAK kaudu edastatav elektrooniline XML formaadis müügiarve (mitte PDF fail) 

Insly ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis. EAK liidestuse loomiseks on vaja teha esialgne seadistus EAK poolel ning seejärel Insly poolel. 

Kõigepealt on vaja EAK portaalis anda juurdepääs ERP’i. Selleks on vaja logida sisse EAK portaali, seejärel avada ”Üldinfo“ > ”Seaded“ > ”Andmevahetus ERP-ga”. 

Antud lehel on võimalik seadistada juurdepääs ERP-i. Selleks on vaja märkida linnuke vastavasse kastikesse ning seejärel kindlasti vajutada ka ”Salvesta” nuppu. 

Järgmiseks on vaja teha vastavad seadistused Inslys. E-arvete genereerimise jaoks on loodud Inslys süsteemihalduses “E-arvete seaded” sektsioon, mis on leitav “Arveldus” alammenüüst. 

Vajalikud muudatused Inslys: 

1. E-arvete saatmise aktiveerimine. E-arvete saatmise aktiveerimiseks peab vastava sätte märkima “Jah”.  
​2. Sisestada Finbite autentimiskood. Finbite autentimiskoodi saab kopeerida EAK portaalist: “Üldinfo” > “Seaded” > “Andmevahetus ERP-ga" lehelt. Kood on kuvatud “Autentimiskood” väljas.  
​3. Seadistada e-arve pangakontod. Pangakontosid, mida e-arvel kuvada, on võimalik seadistada minnes “Süsteemihaldus” > “Pangakontod”. Palume tähele panna, et nii pangakonto nr, IBAN, SWIFT-kood kui ka pank oleks seadistatud. Iga lisatud pangakonto puhul on võimalus vastava linnukesega märkida, kas seda kontot soovitakse e-arvega kaasa saata. Valitud pangakontode arv ei ole piiratud. Kui see märge on tehtud, on võimalik ka e-arvete sektsioonist üks neist  pangakontodest vaikimisi kontoks valida. 

4. Valida vaikimisi pangakonto. E-arve standardist tulenevalt on vajalik valida üks pangakonto, mida kuvatakse vaikimisi kontona ehk konto, kuhu laekumist oodatakse. Vaikimisi konto valitakse panga poolt makse jaoks siis, kui ühtegi maksjaga sama panga pangakontot ei ole e-arvel märgitud. Vaikimisi konto valikud puuduvad juhul, kui e-arve jaoks vajalikud arvenumbrid on pangakonto seadete alt lisamata.  

Pane tähele: e-arvet ei koostata ühegi arve puhul enne, kui kõik seaded “E-arvete seaded” lehelt on seadistatud!  

Selleks, et e-arveid saaks hakata edukalt välja saatma, on eelduseks:  

Lisaks on eelduseks korrektsed seadistused Insly süsteemis:

Kui e-arve saatmine on kasutaja poolt aktiveeritud ja seadistatud, siis hakkavad arvete andmed XML-faili kujul liikuma elektrooniliselt kliendi tarkvarasüsteemi. Vastavaid arveid ei ole vaja pärast loomist enam kliendil käsitsi sisestada – raamatupidaja ei pea arve ridu käsitsi majandustarkvarasse sisestama, sest e-arve liigub otse süsteemi. Samuti liigub e-arve panka, et arve saaja saaks selle käsitsi arvelt infot sisestamata tasuda.  

E-arve saatmine Inslys käivitub, kui arve staatus muutub “saadetud kliendile” staatusesse ehk siis, kui arve saadetakse süsteemist välja. See juhtub juhul, kui kasutaja klikib arve lehelt “maili arve” või “märgi kliendile saadetuks” nupule.  

Samuti saadetakse e-arve välja süsteemi poolt automaatsete järgarvete genereerimisel ning ka juhul, kui poliisi dokumentidega koos saadetakse kaasa esimese osamakse arve. 

Veendumaks, et e-arve on ilma probleemideta Arvekeskusesse saadetud, saab kontrollida arvete lehel e-arve staatust: 

Samuti näeb arvetega toimunud tegevusi Inslys arvepõhise logi vahelehelt. 

Sama numbriga e-arvet saab edastada vaid ühe korra. Sellest tulenevalt on enne kliendile saatmist vaja kindlasti veenduda, et arve on korrektne ning seal rohkem muudatusi ei tule. Kui aga siiski selgub, et Inslys „e-arve edukalt saadetud“ staatuses olev arve ei ole korrektne või selle sisu tuleb mingil põhjusel muuta, siis tuleb teha algse arve kohta kreeditarve ning väljastada kliendile uus korrektne arve.  

E-arvet on võimalik tühistada kreeditarvega otse Finbite keskkonnas. Isegi osalise kreeditarve saatmisel tühistatakse kogu esialgne arve. E-arve tühistamine tähendab, et tühistatava e-arve maksmine internetipangas keelatakse (e-arvelt eemaldatakse “Maksa” nupp). Tühistada on võimalik ainult teostamata maksekorraldust. Arve saaja näeb pangas nii tühistatud arvet kui ka kreeditarvet, mille saab hiljem arhiveerida. Arvekeskuses arvet kustutades ei kutsuta tagasi juba panka laekunud e-arvet. 

Pärast e-arve tühistamist kreeditarvega tuleb saata panka uus korrektne deebetarve. 

E-arvete funktsionaalsuse aktiveerimisel genereeritakse kõigitele klientidele kliendipõhine viitenumber, mis on kuvatud Inslys iga kliendi andmete lehel (väli “ref no”). 

Kuigi kliendipõhine viitenumber seadistatakse ka klientidele, kes on süsteemi sisestatud enne e-arvete funktsionaalsuse aktiveerimist, siis varasemalt genereeritud arveid kliendipõhise viitenumbriga ei uuendata ning neid arveid enam e-arvena välja saata ei ole võimalik. Kui siiski soovitakse juba varem loodud arve e-arvena välja saata, tuleb eelnev arve tühistada ning seejärel uuesti genereerida. Sellisel juhul seotakse uus arve kliendipõhise viitenumbriga ning uue arve väljasaatmisel saadetakse välja ka e-arve. 

Arveid, millega on seotud laekumine (sh osaline laekumine), e-arvena välja saata ei ole võimalik. Arvekeskusesse saadetakse vaid täielikult mittetasutud arved.  Pane tähele, et kui loodud arvega on automaatselt seotud ka kliendi ettemaks, on arve samuti “osaliselt tasutud” ning seda arvekeskusesse ei saadeta.  

E-arveid on võimalik välja saata vaid tava- ning teenustasuarvete puhul. Agendi- ja seltsiarvete puhul e-arvet välja saata ei ole võimalik. 

Kui mingil põhjusel e-arve edastamine Arvekeskusest ebaõnnestus, siis saadab Finbite selle kohta raporti otse kasutajale. Selleks on vajalik seadistada üks e-posti aadress, millele teavitused ebaõnnestunud arve edastuse kohta tulevad. Seda saab teha arvekeskuses, minnes “Seaded” > “Arve seaded” > “Müügiarve seaded” > “Arve ebaõnnestunud edastuse teavitus saadetakse e-posti aadressile“ lehele.  

Viga XML formaadis 

Juhul, kui leitakse viga XML formaadist (ehk andmefailist, mis automaatselt Insly süsteemist Arvekeskusesse saadetakse), teavitatakse sellest hüpikakna kaudu nii kasutajat kui ka automaatselt e-mailiga Insly kliendituge.  

Sellise veateate korral on palume esialgu kontrollida, et kõikide e-arvega kaasaminevate pangakontode andmed on pangakonto seadete alt õigesti sisestatud. Kui selgub, et need ei olnud korrektsed, siis palume vigade parandamisel proovida e-arve uuesti välja saata klikkides Inslys “maili arve” nupule. Kui viga ei ole pangakontode ebakorrektsuses, siis antud teavituse puhul tegeleb probleemi lahendamisega Insly arendustiim. Kasutaja näeb arvete ülevaate lehelt e-arve staatuse tulbast, kui e-arve on edukalt välja saadetud. 

Vaikimisi konto valimata 

Juhul, kui kasutajal on vaikimisi pangakonto e-arve jaoks valimata, siis e-arvet välja saata ei ole võimalik. Kui kasutaja proovib e-arvet välja saata ilma vaikimisi pangakontota, kuvatakse selle kohta veateade ning kasutajal tuleb see seadistada “E-arve seaded” sektsioonist. Kui väli on täidetud ja muud tingimused täidetud, saab e-arve välja saata. 

Pangakontod sisestamata 

Juhul, kui kasutajal ei ole ühtegi pangakontot “Süsteemihaldus” > “Pangakontod” lehel lisatud, ei ole võimalik e-arvete funktsionaalsust kasutada. E-arve eduka väljasaatmise eelduseks on pangakontode sisestamine pangakonto seadete alt ning seejärel sisestatud pangakontode seast vaikimisi konto valimine e-arve seadetest.  

Pangakonto kustutamine, kui see on valitud vaikimisi kontoks 

Pangakonto seadete alt ei ole võimalik kontot kustutada juhul, kui see on valitud vaikimisi kontoks e-arve seadetes. Pangakonto kustutamiseks tuleb esmalt valida vaikimisi kontoks muu pangakonto ning seejärel on võimalik pangakonto süsteemist kustutada. 

Osaliselt tasutud arve e-arvena välja saatmine 

Osaliselt tasutud arvet e-arvena välja saata ei ole võimalik.  

Iga kasutaja sõlmib isiklikult lepingu Finbite-ga. 

Kasutaja tasub vaid need arved, mis edastatakse riigiasutustele või mis kliendi tellimusel nende panka edasi saadetakse. E-arvete arvekeskusesse saatmine on tasuta. 

Lisaküsimuste korral palun võta Insly kasutajatoega julgesti ühendust! 

Email: support@insly.com